Vision & Realität für Facility Management

Aktualisiert: 6. März 2019


Zusammenfassung: Nur wenige digitale Arbeitsplattformen unterstützen die betrieblichen Kernprozesse der Facility Service Unternehmen sowie ihrer Kunden. Digitalisierte betriebliche Kernprozesse liefern aber Transparenz, Steuerungsmöglichkeiten, real-time Information und Kundenzufriedenheit. Denn alle wissen dann jederzeit ohne Aufwand den Status von Kosten, Leistung und Qualität!


Neulich schrieb uns ein Gebäudedienstleister folgendes (sinngemäß): "Wir wünschen uns ein digitales Cockpit mit real-time-Daten auf das sowohl der Auftraggeber als auch der Dienstleister jederzeit Zugriff hat. Im Cockpit werden alle Daten (Reinigungsturnus, Wartungsintervalle, aktuelle Raumbelegung, Störfallmeldung und deren Bearbeitungsstatus etc.) abgebildet [...]." Und weiter: "Einer unserer Marktbegleiter, mit CDO und großer IT-Abteilung, hat ähnliche Vorstellungen [...]. Ergebnis des gemeinsamen Gespräches: So etwas gibt es (noch) nicht."


Meine Antwort mit voller Überzeugung: "Natürlich gibt es das - und sogar noch mehr!"


Denn: Natürlich geht es um Daten und die kann man natürlich in Datenbanken eingeben und wie oben gefordert verfügbar machen. Aber dann ist sicherlich ein Ziel trotzdem verfehlt: Effizienz und Transparenz - und damit aufwandsarme Steuerungsmöglichkeiten - in der betrieblichen Abwicklung!


Es geht letztendlich um die betrieblichen Prozesse. Wenn man geschickt digital arbeitet, von den Auftragseingängen bis zum Nachweis der erbrachten Leistung, dann "fallen" sozusagen die gewünschten Daten von selbst an und das oben beschriebene Cockpit ist realisiert.


Ich kann trotzdem das Ergebnis des oben erwähnten Gespräches nachvollziehen: es gibt nur wenige IT-Lösungen, die die betrieblichen Kernprozesse und das Ziel der Datentransparenz unterstützen.


Der ERP Ansatz

Viele Facility Services Unternehmen investieren nach unseren Erfahrungen zur Zeit in ERP-Lösungen. Sie machen das in der Hoffnung dort dann alle relevanten Daten für die Buchhaltung und somit für Lohnabrechung und Rechnungsstellung sowie mehr Übersicht und Transparenz zu haben. Aber dort bildet man Historie ab, indem man dort Daten - meist zentral im Nachgang eines Geschäftsvorfalles - eingibt. Diese Daten müßten aus dem Prozess der Auftragsabwicklung direkt anfallen. ERPs für die Dienstleistungsbranche unterstützen aber selten "Ressource Planning" und Auftragsabwicklung und -verfolgung.

Ein ewiges Dilemma.


Der CAFM Ansatz

CAFMs unterstützen natürlich inzwischen die Auftragsabwicklung - u.v.m.. Aber die Wurzeln der meisten CAFM Systeme liegen in ihrer Datenbank-Funktionalität (wie es auch im CAFM-Handbuch von Michael May vermerkt ist). Und wie schaut es mit der digitalen "real-time-Kommunikation", digital, weil dann nachvollziehbar und transparent - aus? Was können CAFMs hinsichtlich dem Teilen von Informationen im Zuge der Prozessabwicklung mit allen Beteiligten, inkl. dem Kunden? Die ganz großen und teuren (Planon) können so etwas - aber was ist der Preis!


Der IWSM oder DFSS Ansatz

Neben ERP und CAFM gibt es inzwischen die Klasse der universell einsetzbaren web-, prozess- und serviceorientierten Integrationsplattformen (Integrated Workplace Management System IWMS oder Digital Facility Service Solution DFSS) mit offenen Schnittstellen zu ERPs und BIM. Diese fokussieren auf die betrieblichen Abläufe, Daten werden im laufenden Prozess ermittelt und der Cockpit entsteht "real-time". Mobile und Cloud Computing, Internet of Things, Big Data und Analytics sind Bestandteile dieser Integrationsplattformen und werden - laut May - wettbewerbsbestimmend.

Darüberhinaus bieten - zumindest die wenigen verfügbaren - IWMS oder DFSS Lösungen auch an Prozesse - im Sinne von Workflows - zu automatisieren. Um Effizienzen zu steigern ein absolutes Muss bei den Auswahlkriterien von digitalisierten Lösungen. Diese DFSS Lösungen sind dann den Enterprise Collaboration 4.0 Lösungen zuzuordnen, wobei das 4.0 für Automatisierung steht.


Vision & Realität

Die Realität in den betrieblichen Prozessen ist oft gekennzeichnet durch die Nutzung von E-Mail und Excel sowie Papier, ergänzt durch eine Buchhaltungs-Software. Viele sind also weit entfernt vom "papierlosen Büro".

Die Vision ist die konsequente Nutzung web-, prozess- und serviceorientierten Lösungen. Denn diese sind unabhängig vom Betriebssystem und vom genutzten Gerät (PC, Tablett, Smartphone). Damit wird Information und Kommunikation überall und jederzeit für jeden - dem man Zugang gewährt - verfügbar. Dann ist Effizienz überhaupt möglich. Wenn dann Daten aus dem - teilweise sogar automatisierten - Prozess heraus "generiert" werden ist man dem Traum des oben zitierten Facility Dienstleisters mehr als nah.


Mit anderen Worten: Was wäre, wenn alle Interessenvertreter rund um ein Gebäude sich auf einer gemeinsamen digitalen Arbeitsplattform informieren & kommunizieren könnten ... dann wären alle immer up-to-date, Daten und Prozesse für alle transparent und effizient.


Technisch gesehen sind heutzutage die verfügbaren DFSS Lösungen nicht das Problem.

Aus unserer Erfahrung ist es oft fehlende Kenntnis über die sich rasant entwickelnden Digitalisierungsmöglichkeiten. Ausserdem benötigt man eine Vision dazu wie man zukünftig im Wettbewerb bestehen möchte. Zudem - aus Sicht des Dienstleisters - mag es wichtig sein zu erkennen, daß für Kunden hohe Qualität in der Leistungserbringung eigentlich selbstverständlich ist. Der Unterschied für viele Auftraggeber ist das Niveau des Informations- und Datenaustausches.


addWings Services implementieren digitale Arbeitsumgebungen anhand der [Digital Facility Service Solution 2019]. Diese universell einsetzbare web-, prozess- und serviceorientierte Integrationsplattform basiert auf [Easy Citrix Podio], welches zwar in Deutschland noch relativ unbekannt ist, aber weltweit erprobt und bei ca. 800.000 Kunden im Einsatz ist.



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